Laatst bijgewerkt: 19 oktober 2026
Bij Trainmetzorg gaan we zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hieronder lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Trainmetzorg biedt coaching, begeleiding en training aan kinderen, jongeren en volwassenen. We werken in onze praktijk en, waar passend, op locatie of in de eigen omgeving.
Correspondentie- en bezoekadres:
Dreef 14
7202 AG Zutphen
E-mail: info@trainmetzorg.nl
Telefoon: 06 20076284
KVK: 89407571
2. Welke gegevens verwerken wij?
We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor jouw vraag, de afgesproken dienstverlening of een wettelijke verplichting. Afhankelijk van de situatie kan het gaan om:
- Naam, adres, geboortedatum en contactgegevens.
- Gegevens over je hulpvraag, gezondheid, leefstijl en de voortgang van de begeleiding.
- Dossiernotities, gespreksverslagen en contactgegevens van betrokken professionals.
- Gegevens voor afspraken, facturering en administratie.
- Je BSN, uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke bevoegdheid en noodzaak bestaat.
3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Voor het beantwoorden van vragen, het maken van afspraken, het bieden en evalueren van passende ondersteuning en het bijhouden van de benodigde administratie en dossiers. Waar van toepassing gebruiken we gegevens ook voor declaraties en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4. Op welke grondslag?
De grondslag hangt af van het doel: uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, toestemming of een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging. Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, moet daarnaast een toepasselijke wettelijke uitzondering bestaan of, waar passend, uitdrukkelijke toestemming zijn gegeven.
5. Met wie delen wij gegevens?
We delen gegevens alleen wanneer dat nodig en toegestaan is. Afstemming met ouders, verwijzers of andere betrokken professionals gebeurt met passende toestemming of op een andere toepasselijke wettelijke grondslag. Bij een wettelijke verplichting kan delen zonder toestemming noodzakelijk zijn.
Voor administratie en veilige verwerking kunnen we dienstverleners inschakelen. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken maken we de vereiste afspraken, waaronder een verwerkersovereenkomst waar nodig.
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
- Voor dossiers waarop de WGBO of de dossierregels van de Jeugdwet van toepassing zijn, geldt in beginsel een bewaartermijn van 20 jaar vanaf de laatste wijziging. Soms is langer bewaren nodig of wettelijk voorgeschreven.
- Voor andere vormen van begeleiding en coaching bepalen de toepasselijke wetgeving en het doel van de verwerking de bewaartermijn. Niet ieder begeleidingsdossier valt onder dezelfde regels.
- Voor financiële administratie gelden de toepasselijke fiscale bewaarplichten.
Wil je weten welke termijn voor jouw gegevens geldt? Neem gerust contact op.
7. Hoe beveiligen wij gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Daarbij hebben we aandacht voor toegangsbeveiliging, veilige opslag en zorgvuldig delen van informatie.
8. Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, een kopie, correctie of, voor zover van toepassing, verwijdering of overdracht van je gegevens. Ook kun je in toepasselijke gevallen bezwaar maken of beperking van de verwerking vragen. Gegeven toestemming kun je intrekken; dit verandert niet de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Neem hiervoor contact op via info@trainmetzorg.nl. Sommige rechten kennen wettelijke uitzonderingen, bijvoorbeeld als wij gegevens moeten bewaren. Je kunt ook een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Contactformulier en website
De gegevens uit het contactformulier gebruiken we om je vraag te beantwoorden en contact met je op te nemen. Een korte toelichting is voldoende; een uitgebreide beschrijving van je gezondheid of hulpverleningsgeschiedenis is voor een eerste bericht niet nodig.
We gebruiken Google Search Console om inzicht te krijgen in hoe onze website via Google wordt gevonden. Over eventueel gebruik van niet-noodzakelijke cookies of aanvullende tracking informeren we bezoekers en vragen we waar nodig vooraf toestemming.
10. Vragen en wijzigingen
Heb je vragen over je privacy? Neem contact op met Esmee via de bovenstaande contactgegevens. We kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regels veranderen. De actuele versie vind je op deze pagina.